こんにちは！
私は雇われインストラクターを卒業して在宅起業を目指しているまいです！
オンライン講師としてクライアントや生徒さんへレッスンをする時間を確保することはとても大切なことです。
その時間をできるできるだけ確保するために事務作業は時短したい！と思ったことありませんか？
今回は時間確保のために使える業務効率化ツールについてご紹介します！
はじめに
クライアントへのメール返信文を考える
膨大な量のデータを表にしたい
レッスンスケジュールを見える化したい…
1つ1つやっていたらとても時間がかかってしまい、レッスンの時間を確保するのが難しくなってしまいます。
調べ物や資料作成、スケジュール管理に時間がかかる…そんな悩みを解決してくれるのが AIを活用した業務効率化ツール！
AIツールは忙しいオンライン講師の最強の味方です。
この記事では文章作成や情報整理、スケジュール管理などができるツール4選を厳選紹介します！
まだ触ったことがないあなたにもわかりやすくお伝えしますね。
オンライン講師のジレンマ：レッスン時間と事務作業のバランス
オンライン講師の仕事はレッスンをすること！
…だけじゃないんです！！
実際にはレッスン以外の事務作業もすごく多いんですよね。
例えばこんな業務、あなたも日々やっていませんか？
- レッスンの準備
どんなテーマにするか
どんな流れで話すか
生徒さんが楽しんでくれる工夫はどんなものがあるか - レッスン募集・広報
SNSやブログで告知
質問コメントへの返信 - スケジュール管理
レッスン日程の調整
自分のプライベートや他の仕事との調整 - 生徒さんとのやりとり
お申し込みやお問い合わせ対応
レッスン前後のフォロー連絡 - お金の管理
売上や経費の記録
領収書やレッスン料の管理
上記以外でももっともっと事務的な業務は出てくるでしょう。
このような仕事もオンライン講師をやっていく上で必要です。
そしてこのような作業が意外と時間を取られる原因になっているのも事実。
1つ1つの業務を丁寧に行なっていくことももちろん大切。
しかしこの事務作業に時間をかけすぎると、肝心なレッスン準備や自分のスキルアップに使う時間がなくなってしまうんです。
レッスンのための時間、事務作業をする時間
このバランスにとても悩むのです。
だからこそ事務作業は効率化してレッスン時間やプライベート時間を確保する。
そのために業務効率化ツールを活用するということがこれからのオンライン講師には必須なんです！
初心者でも使いやすい！おすすめ業務効率化ツール4選！
今AIツールはたくさんあり「どれを使ったらいいのかわからない」と感じませんか？
数も多いしなんとなく難しいと思いますよね。
今回は私が普段使っているAIツールやタスク管理ツールをご紹介します。
無料で使えるのでまずお試しで使ってみましょう！
ChatGPT
どんなAIツール？
文章作成やアイデア出し、質問に答えてくれる対話型の生成AIツールです。
メールや資料作成、今日の献立アイデアまで幅広くお手伝いしてくれる相棒のような存在。
例えばこんな感じ
- レッスン内容のアイデア出しをしてくれる
- モヤモヤしたことやまとまらない考えをまとめてもらう
- 献立を考えてもらう
- ビジネスもプライベートもなんでも相談に乗ってくれる
おすすめの使い方
- メールや文章作成
「こんな内容でメール書いて」とお願いすると、すぐに下書きを作ってくれます - アイデア出し
「インスタの投稿ネタ考えて！」と頼むと、いろんなアイデアを提案してくれます - 文章の言い換え
「この言葉をこどもでもわかる言葉に言い換えて」や「もっと丁寧にして」とか「簡単な言葉にして」などできます
スマホのアプリもあるので日常使いにちょうど良いです。
スキマ時間にアイデア出ししたり簡単に相談ができますよ！
Gemini
どんなAIツール？
GeminiはGoogleが作ったAIです。
Google検索と連携することで、リアルタイムな最新情報も教えてくれます。
またGmailやGoogleカレンダーとも連携できるので、スケジュール管理にとても便利！
画像データや音声データも理解できるので、画像データにどんなものが描かれているか説明したり、音声データを解析して要約することができます！
おすすめの使い方
- 最新情報やトレンドを検索してもらう
最新のニュースやトレンドのトピックをリアルタイムに検索可能！ - マップから情報を集めてもらう
「横浜駅の近くのカフェを教えて」など聞くとマップ上から情報を教えてくれる - メールの下書きなど文章作成
指定したキーワードから文章を作成してくれる - Googleカレンダーから今日の予定と空き時間をピックアップ
Googleカレンダーからスケジュールを抽出！そこから空いてる時間を見つけてくれる - Youtubeの動画内容を要約して時短に
長い動画の内容を効率的まとめて必要な情報だけを抽出できる
動画視聴の時間を短縮して効率的に情報収集ができる
Felo
どんなAIツール？
日本の会社が作ったAIです。
日本市場に特化した機能を持っています！
どの情報から持ってきたかソースがわかります。
パソコンの画面では右側にソースがまとまっているので、すぐに対象ページに行くこともできます！
情報収集や資料作成を効率化する機能がある
マインドマップやプレゼン資料が1発で作成可能！
情報をまとめてからプレゼン資料を作るとかなり時間がかかりますよね。
ボタン1つで作成してくれるのはかなり時短になります！
おすすめの使い方
- 資料作成
検索結果をもとにスライドやマインドマップを自動生成する機能があります！
自分で入力した情報をまとめてスライドを作成可能！ - 効率的な情報収集
指定した業界やテーマに関して情報を自動的に収集、そして要約する機能がある！
情報整理 & タスク管理に役立つツール
Notion
どんなツール？
パソコン、スマホから利用できるメモやノート、タスク管理ツール。
「メモアプリ」「スケジュール管理アプリ」「ToDoリストアプリ」などを全部合体させたようなツールです！
- 自分専用のノートを作れる
学習の記録ノートや買い物メモ、日記などさまざまなシーンで活用できます
メモ帳代わりに使えます - タスク管理
ToDoリスト作ってチェックしたり期限を設定できます - 表を作る
エクセルやスプレッドシートのような表を作ることができます
仕事の進捗確認やレッスン管理、顧客管理などにも利用できます - 画像などのデータを貼れる
画像データなどを保存して情報を一元管理できる - リンクを貼ることができる
URLを貼ることができるので、Webページの共有、スプレッドシートの共有が可能です
まとめ
AIツールなどを活用すると仕事のスピードが大幅にアップします。
Notionは使い方がさまざまなので日々のメモ用に、仕事の管理用になど全て一元管理ができてあっちこっちツールを確認する必要がなくなりますよ。
どのツールも無料で使えるのでまずは無料で試してみましょう！
- 文章作成・情報収集 → ChatGPT / Gemini / Felo
- 情報整理・タスク管理 → Notion
AIツールに慣れていないのであればまずChat GPTから使ってみるのをおすすめします！ 友達や家族に話しかけるみたいに何を問いかけても良いです
▼Chat GPTはこちらから
https://openai.com/ja-JP/chatgpt/overview/
献立を考えてもらったりモヤモヤする考えをまとめてもらったり日常使いから始めると生活に取り入れやすいですよ！
ここから少しづつ自分の生活にAIを取り入れて業務効率化を測っていきましょう！
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まい
